ISO 26000 stappenplan

Binnen ISO 26000 wordt in hoofdstuk 7 aandacht besteed aan het proces van MVO-implementatie – de integratie of verankering van MVO. Wanneer het duidelijk is wat MVO inhoudt, welke MVO-principes en MVO-onderwerpen voor de organisatie leidend zijn, is het zaak om MVO onderdeel van de gehele organisatie te maken en praktisch invulling te geven. Het is niet nodig de organisatie hiervoor geheel opnieuw in te richten: bestaande structuren, systemen, procedures, werkwijzen en initiatieven vormen vaak al goede aanknopingspunten. ISO 26000 vormt als het ware een leidraad om MVO te integreren in bestaande processen en structuren van de organisatie. MVO kan zodoende verankerd worden in de bedrijfsvoering en de kernactiviteiten van de organisatie.

Om dit te realiseren, zijn er een aantal processtappen opgenomen in ISO 26000. De implementatie van MVO kan daarbij beschouwd worden als een cyclisch proces. Het is aan te raden te starten bij de eerstgenoemde stappen, maar na verloop van tijd zullen de verschillende fasen van MVO-implementatie elkaar gaan overlappen en door elkaar gaan lopen. Een organisatie is niet ‘klaar’ met MVO als alle stappen zijn doorlopen – zij kan zich altijd inspannen om haar MVO-prestaties te verbeteren. Dat is dan ook precies de bedoeling van ISO 26000.

Het stappenplan bestaat uit de volgende stappen:

Bepalen van de relatie tussen MVO en de kernmerken van de organisatie
Begrijpen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie
Integreren van MVO in de gehele organisatie
Communiceren over MVO
Vergroten van de geloofwaardigheid
Monitoren en verbeteren van MVO-activiteiten

Stap 1: Bepalen van de relatie tussen MVO en kenmerken van de organisatie

Analyseer hoe de kernmerken en context van de organisatie (locatie, activiteiten, personeel, sector, markten, stakeholders, structuur, toeleveringsketens) in relatie staan tot MVO.
Raak bekend met het begrip MVO en wees bewust van de houding van het management ten aanzien van MVO.
Het MVO-beleid zal het meest succesvol zijn als het aansluit bij de huidige structuur en vooral cultuur van de organisatie.

Stap 2: Begrijpen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie

MVO is een breed onderwerp. Niet alle MVO-thema’s zijn in dezelfde mate van belang voor alle organisaties: dat hangt af van de kernmerken van de organisatie. Een kleine, lokaal opererende organisatie in een Westers land heeft in het algemeen minder met de schending van mensenrechten te maken dan een grote multinational die productielocaties in ontwikkelingslanden heeft.

Voorafgaand aan het formuleren van een MVO-beleid is het noodzakelijk de relevantie van MVO-kernonderwerpen en MVO-issues te bepalen.
Bepaal vervolgens aan de hand van zelfvastgestelde criteria (impact, zorgen van stakeholders, gevolgen etc.) welke van deze relevante MVO-onderwerpen het meest belangrijk zijn voor de organisatie in termen van duurzaamheidseffect.
Beoordeel in hoeverre de organisatie invloed heeft in de keten en probeer deze invloed zoveel mogelijk aan te wenden.
Wanneer dit alles in beeld is, kunnen er keuzes gemaakt worden en bepaald worden welke MVO-thema’s en -activiteiten prioriteit hebben in de organisatie.

Stap 3: Integreren van MVO in de gehele organisatie

Indien bepaald is welke MVO-thema’s prioriteit hebben binnen de organisatie, kan gestart worden met het integreren van MVO in de huidige systemen, processen, procedures, structuren, beleid en strategieën. Denk bij deze stap aan het integreren van MVO in organisatiedoelen, missie en visie, beslissingsstructuren, inkoopprocessen, HRM-processen, opstellen van een gedragscode etc.
Maak alle medewerkers bewust van de betekenis van MVO en hoe MVO terugkomt in hun werkzaamheden, door waar dat nodig is hen de juiste kennis en vaardigheden bij te brengen of te laten ontwikkelen.

Stap 4: Communiceren over MVO

Zowel interne als externe communicatie, in verschillende vormen en met verschillende doeleinden, is van belang voor de verankering van MVO. Verantwoordelijkheid nemen gaat samen met verantwoording afleggen. Transparantie is daarom één van de centrale MVO-principes in de richtlijn.

Houdt uw medewerkers op de hoogte van de vorderingen van het MVO-beleid, informeer hen over welke activiteiten er worden ondernomen en hoe medewerkers hier zelf aan kunnen bijdragen.
Breng regelmatig een externe rapportage uit over de MVO-prestaties en ga hierover de dialoog aan met stakeholders.

Stap 5: Vergroten van de geloofwaardigheid

Voor een geloofwaardig MVO-initiatief moeten organisaties kunnen aantonen dat zij ook daadwerkelijk doen wat ze zeggen. Transparant opereren, de dialoog met stakeholders aangaan, certificering, externe verificatie van duurzaamheidsverslagen en procedures voor klachtenafhandeling vergroten de geloofwaardigheid van de organisatie.

Stap 6: Monitoren en verbeteren van MVO-activiteiten

Implementeren van MVO is een continu proces. Bovendien veranderen maatschappelijke verantwoordelijkheden in de tijd.

Evalueer periodiek de MVO-prestaties door deze af te zetten tegen de gestelde doelen, prestaties van andere organisaties en/of door gebruik te maken van prestatie-indicatoren.
Naast het evalueren van bestaande MVO-activiteiten dienen organisaties op de hoogte te blijven van nieuwe (technische) ontwikkelingen en veranderende stakeholderverwachtingen. Organisaties dienen waar nodig veranderingen in structuren, systemen en activiteiten aan te brengen en zichzelf continu te verbeteren.

Meer informatie?
Meer informatie vindt u op pagina 67 tot en met 81 van de meest recente conceptversie van ISO 26000. Verder heeft ISO 26000 een bijlage opgenomen van verschillende MVO-initiatieven en tools die wereldwijd ontwikkeld zijn. Hier kunt u meer informatie vinden over MVO in bepaalde sectoren, internationale richtlijnen en standaarden op bepaalde MVO-onderwerpen en implementatieaspecten die in ISO 26000 aan bod komen. Hulp nodig bij het inhoudelijk invulling geven aan MVO of bij het proces van MVO-implementatie? Vraag een adviesgesprek aan bij CSR Academy voor het opstellen van uw MVO-beleid via telefoonnummer 010-297.40.20 of via email: info@csr-academy.com.